İş seyahatinde ödeme, çoğu şirketin en çok zorlandığı konudur. Çalışanlara şirket kartı dağıtmak kontrolü zorlaştırır ve kartın kaybolma riskini artırır. Çalışanın kendi kartıyla ödeyip sonradan masraf beyan etmesi ise hem çalışanı hem muhasebeyi yorar. Üçüncü bir yol daha vardır: şirket kartını bir kez, güvenli bir şekilde tanımlamak ve çalışanların rezervasyonlarını bu karttan ödemek. Bu yazıda şirket kartıyla otel ve uçak rezervasyonunun nasıl işlediğini, güvenlik açısından nelere dikkat etmek gerektiğini ve LONDONOS kurumsal portalındaki işleyişi anlatıyoruz.
Genel çerçeve için kurumsal seyahat yönetimi rehberimize, portalın özellikleri için kurumsal seyahat portalı sayfamıza bakabilirsiniz.
Seyahat ödemesinde üç yöntem
- Çalışanın kendi kartı: Kolay başlar ama çalışan şirket adına borçlanır, geri ödeme beklenir ve belgeler tek tek toplanır.
- Çalışana verilen şirket kartı: Çalışanı rahatlatır ama her kart ayrı bir risk ve ayrı bir takip demektir.
- Merkezi şirket kartı: Kart yöneticide kalır, rezervasyonlar bu karttan ödenir; çalışan kart görmez.
Üçüncü yöntem, kontrolü ve güvenliği bir arada sağlar. Kartın kendisi tek bir kişide kalır, ama ekibin tamamı rezervasyon yapabilir.
LONDONOS kurumsal portalında şirket kartı nasıl tanımlanır?
Şirket hesabı onaylandıktan sonra yönetici, panelden şirket kartını ekler. Bu adımda kart, ödeme altyapımız Stripe üzerinden bir kez doğrulanır; bankanız 3D Secure doğrulaması istiyorsa bu da yalnızca burada yapılır. Kart bilgileri Stripe’ta saklanır. Biz kartın tamamını görmeyiz ve saklamayız; yalnızca kart markası, son dört hanesi ve son kullanma tarihi kaydedilir, böylece panelde hangi kartın tanımlı olduğu görünür. Yönetici kartı istediği zaman değiştirebilir.
Çalışan rezervasyonu nasıl yapar?
Çalışan kurumsal giriş sayfasından giriş yapar ve sitede her zamanki gibi arama yapar: oteller, uçak bileti, turlar ya da İstanbul Havalimanı transferi gibi transfer seçenekleri. Fiyatlar şirketinize tanımlanan indirimlerle görünür. Ödeme adımında kart formu yoktur; ekranda rezervasyonun şirket kartına, örneğin “Visa •••• 1234” kartına faturalandırılacağı yazar. Şirket kartı tanımlı değilse çalışan rezervasyon yapamaz ve bunu açıkça belirten bir mesaj görür.
Ödeme ne zaman alınır?
Bu, yöneticinin seçtiği çalışma moduna bağlıdır:
- Anlık mod: Rezervasyon tamamlandığında şirket kartından ödeme alınır; kurumsal olmayan rezervasyonlardaki gibi önce provizyon alınır, tutar rezervasyon onaylandığında tahsil edilir.
- Yönetici onayı modu: Rezervasyon kaydedilir ve yöneticiye onay e-postası gider. Yönetici onayladığında fiyat ve müsaitlik yeniden kontrol edilir, ardından kart tahsil edilir. 24 saat içinde onay gelmezse rezervasyon iptal edilir.
Kart reddedilirse ya da banka doğrulama isterse
Şirket kartı reddedilirse rezervasyon bekletilir; yöneticiye kartı güncelleme ya da yeniden deneme bağlantısı içeren bir e-posta gider, çalışana ise rezervasyonun şirket tarafında beklediği bildirilir. Banka ek doğrulama isterse yönetici bunu e-postadaki bağlantıdan tamamlar. 24 saat içinde çözülmeyen durumda rezervasyon iptal edilir ve her iki taraf bilgilendirilir.
Güvenlik açısından neden daha iyi?
- Kart tek kişide: Kart bilgileri çalışanlarla paylaşılmaz, e-postayla dolaşmaz.
- Kart bilgisi bizde değil: Kartın tamamı ödeme altyapısında saklanır; biz yalnızca tanıtıcı bilgileri tutarız.
- Erişim yönetimi: Ayrılan bir çalışanın erişimi panelden kapatılır; kart değiştirmek gerekmez.
- Her işlem kayıtlı: Her rezervasyon, kimin yaptığı bilgisiyle panelde görünür.
Muhasebe için kolaylıklar
Tüm ödemeler tek karttan yapıldığı için banka ekstresi ile rezervasyon listesi kolayca eşleşir. Panelde rezervasyonları çalışana, tarihe ve ürüne göre filtreleyebilir, toplam harcamayı görebilir ve listeyi Excel ya da CSV olarak indirebilirsiniz. Her rezervasyonun onay e-postası hem yöneticiye hem çalışana gider; isteğe bağlı olarak her ay şirketin seyahat rezervasyonlarını özetleyen bir e-posta da alınabilir.
Başlamadan önce kısa bir kontrol listesi
- Kartı ve sorumluyu belirleyin: Hangi şirket kartının kullanılacağına ve portalda kimin yönetici olacağına karar verin.
- Çalışma modunu seçin: Rezervasyonlar hemen mi ödensin, yoksa yönetici onayından mı geçsin?
- Bankanızı bilgilendirin: Çevrimiçi seyahat ödemeleri bekleniyorsa bankanıza haber vermek, gereksiz retleri önler.
- Çalışanları kart tanımlandıktan sonra davet edin: Böylece ilk rezervasyon sorunsuz tamamlanır.
Çalışan ayrıldığında ya da kart değiştiğinde
Merkezi kartın en büyük kolaylıklarından biri, ekipteki değişikliklerin karta dokunmadan yönetilmesidir. Şirketten ayrılan bir çalışanın erişimi panelden kapatılır; kartı iptal etmek ya da yeni bir kart çıkarmak gerekmez. Şirket kartının süresi dolduğunda ya da kartı değiştirmek istediğinizde, yönetici yeni kartı panelden ekler ve doğrulamayı bir kez daha yapar; çalışanlar bu değişikliği fark etmeden rezervasyon yapmaya devam eder. Kartın son kullanma tarihi panelde göründüğü için yenileme zamanını önceden takip etmek de kolaydır.
Şirkete özel fiyatlar ve kart birlikte nasıl çalışır?
Şirket kartıyla ödeme yapılan rezervasyonlarda fiyatlar, şirketinize ürün bazında tanımlanan indirimlerle gösterilir. Çalışan bir kod girmez ya da indirimi hesaplamaz; ekranda gördüğü fiyat, şirket kartından alınacak tutardır. Yönetici onayı modunda ise onay anında fiyat yeniden kontrol edilir; değiştiyse yönetici güncel tutarı ödemeden önce görür. Böylece kartın ekstresinde gördüğünüz tutar ile panelde onayladığınız tutar her zaman aynıdır.
Sık sorulan bir soru: kartın limiti
Tüm seyahat ödemeleri tek bir karttan yapıldığı için, yoğun dönemlerde kartın limitini göz önünde bulundurun. Fuar ya da toplu seyahat dönemlerinden önce limiti bankanızla gözden geçirmek, rezervasyonların reddedilme ihtimalini azaltır. Kart reddedildiğinde rezervasyon hemen iptal edilmez; yönetici kartı güncelleme ya da yeniden deneme için 24 saat süreye sahiptir.
Son olarak, şirket kartının panelde tek bir yerde durması, denetim ve muhasebe açısından da kolaylık sağlar. Hangi rezervasyonun hangi çalışan tarafından, hangi tarihte ve hangi tutarla yapıldığı her zaman kayıtlıdır. Bu kayıtları panelden Excel ya da CSV olarak indirip kendi muhasebe düzeninize aktarabilirsiniz; isteğe bağlı aylık özet e-postası da yönetimin seyahat harcamasını hızlıca görmesini sağlar.
Sonuç
Şirket kartıyla otel ve uçak rezervasyonu, kartı çalışanlara dağıtmadan ekibin tamamının seyahat etmesini sağlar. Kart bir kez doğrulanır, bilgileri ödeme altyapısında güvenle saklanır ve her rezervasyon tek panelde izlenir. LONDONOS kurumsal portalıyla bu düzeni Türkiye ve İngiltere seyahatleriniz için kurmak üzere kurumsal hesap başvurusu yapabilirsiniz.