Bir şirkette iş seyahati çoğu zaman şöyle işler: çalışan kendi kartıyla otel ve uçak alır, faturaları toplar, masraf formunu doldurur ve ay sonunda ödemesini bekler. Muhasebe ekibi farklı formatlardaki belgeleri tek tek kontrol eder, yönetici ise kimin nereye, ne kadar harcayarak gittiğini ancak sonradan öğrenir. Kurumsal seyahat yönetimi, bu dağınık süreci tek bir düzene bağlamaktır. Bu rehberde küçük ve orta ölçekli şirketler için kurumsal seyahat yönetiminin temel parçalarını ve LONDONOS kurumsal portalının bu ihtiyaçlara nasıl cevap verdiğini anlatıyoruz.
Portalın tüm özelliklerini kurumsal seyahat portalı sayfamızda, başvuru formunu kurumsal başvuru sayfasında bulabilirsiniz.
Kurumsal seyahat yönetimi nedir?
Kurumsal seyahat yönetimi, bir şirketin çalışanlarının iş seyahatlerini planlama, rezerve etme, ödeme ve raporlama süreçlerini tek bir çatı altında toplamasıdır. Amaç üç şeydir: çalışanın seyahatini kolaylaştırmak, şirketin harcamayı görmesini sağlamak ve kararların kimin onayıyla verildiğini açık tutmak. Büyük şirketler bu iş için ayrı ekipler kurar; küçük ve orta ölçekli şirketler ise genellikle bir yöneticinin ya da muhasebenin üzerine kalan bu işi doğru bir araçla çok daha kolay yönetebilir.
Dağınık seyahat sürecinin maliyetleri
- Çalışanın kartı: Çalışanlar şirket harcamasını kendi kartlarıyla yapar ve geri ödemeyi bekler; bu hem adil değildir hem de motivasyonu düşürür.
- Görünmeyen harcama: Yönetici, rezervasyon yapıldıktan sonra haberdar olur; onay mekanizması yoktur.
- Muhasebe yükü: Farklı sitelerden alınmış belgeler tek tek eşleştirilir.
- Bilgi kaybı: Kim nerede kalıyor, dönüş uçuşu ne zaman; acil bir durumda bu bilgiye ulaşmak zorlaşır.
İyi bir kurumsal seyahat düzeninin parçaları
- Tek hesap: Şirketin tüm seyahatleri tek bir hesap altında toplanır.
- Merkezi ödeme: Ödeme çalışanın değil şirketin kartından yapılır.
- Onay: Gerekli görüldüğünde rezervasyonlar bir yöneticinin onayından geçer.
- Bildirim: Hem çalışan hem yönetici her rezervasyondan haberdar olur.
- Raporlama: Harcamalar çalışana, tarihe ve ürüne göre izlenir, muhasebeye kolayca aktarılır.
LONDONOS kurumsal portalı nasıl çalışır?
LONDONOS, Londra merkezli bir seyahat şirketidir ve Türkiye ile İngiltere’de otel, uçak bileti, tur, havalimanı transferi ve paket satar. Kurumsal portal, şirketlerin bu ürünleri tek bir şirket hesabıyla kullanmasını sağlar:
- Şirket hesabı ve çalışanlar: Yönetici şirketi kaydeder, çalışanlarını e-postayla davet eder ve gerektiğinde bir çalışanın erişimini kapatır.
- Şirket kartı: Yönetici şirket kartını panelden bir kez tanımlar. Kart bilgileri ödeme altyapımız Stripe’ta saklanır; biz yalnızca kart markasını, son dört hanesini ve son kullanma tarihini tutarız.
- Çalışana kart yok: Çalışan ödeme adımında kart girmez; ekranda rezervasyonun hangi şirket kartından ödeneceği yazar.
- Anlık ya da onaylı: Yönetici, rezervasyonların hemen ödenmesini ya da her birinin onayına düşmesini seçer.
- Şirkete özel fiyatlar: Otel, uçak, tur ve transfer için şirketinize tanımlanan indirimler, çalışanların gördüğü fiyatlara doğrudan yansır.
- Bildirimler ve raporlar: Rezervasyon onayları hem yöneticiye hem çalışana gider; panelde tüm kayıtlar Excel ya da CSV olarak indirilir; isteğe bağlı olarak her ay bir özet e-postası da alınabilir.
Hangi seyahatler için uygun?
Portal; İstanbul’daki bir müşteri ziyareti, Londra’daki bir fuar, Antalya’daki bir toplantı ya da ekibin şehirler arası yolculuğu gibi iş seyahatlerinin tamamında kullanılabilir. Çalışan otel, uçak bileti ve havalimanı transferi sayfalarında her zamanki gibi arama yapar; tek fark, ödemenin şirket kartından ve şirketin kurallarına göre yapılmasıdır.
Yönetici onayı neden önemli?
Her şirket her rezervasyonu onaylamak istemez; ama bazı şirketler için onay, harcamayı kontrol etmenin en basit yoludur. Portalda onay modu açıksa, çalışanın rezervasyonu kaydedilir ve yöneticiye onaylama ya da reddetme bağlantısı içeren bir e-posta gider. Yönetici onayladığında fiyat ve müsaitlik yeniden kontrol edilir, ardından kart tahsil edilir; uçuşlarda fiyat değiştiyse yönetici güncel tutarı ödemeden önce görür. 24 saat içinde onaylanmayan rezervasyon iptal edilir ve çalışana bildirilir.
Kurumsal seyahat yönetimine başlarken
- Sorumluyu belirleyin: Hesabı ve şirket kartını kimin yöneteceğine karar verin.
- Çalışma modunu seçin: Anlık rezervasyon mu, yönetici onayı mı? Küçük ekipler için anlık mod hız kazandırır; harcamayı yakından izlemek isteyenler için onay modu uygundur.
- Basit bir seyahat politikası yazın: Otel sınıfı, uçuş sınıfı ve kimin onay vereceği gibi temel kuralları tek sayfada toplayın.
- Ekibi davet edin: Çalışanlar davet e-postasıyla şifrelerini belirler ve kurumsal giriş sayfasından giriş yapar.
Küçük bir şirket için örnek senaryo
Yirmi kişilik bir yazılım şirketi düşünelim. Satış ekibi her ay İstanbul’da müşteri ziyaretleri yapıyor, yılda birkaç kez de Londra’daki fuarlara katılıyor. Daha önce her çalışan kendi kartıyla otel ve uçak alıyor, ay sonunda masraf formu dolduruyordu. Kurumsal hesaba geçtikten sonra yönetici şirket kartını bir kez tanımlıyor ve satış ekibini davet ediyor. Rutin İstanbul ziyaretleri için anlık mod yeterli; fuar dönemlerinde ise yönetici onay modunu açıyor ve büyük rezervasyonları tek tek görüyor. Muhasebe ay sonunda paneldeki listeyi indirip banka ekstresiyle eşleştiriyor, çalışanlar ise artık geri ödeme beklemiyor.
Bilgi ve güvenlik
Çalışanlarının nerede olduğunu bilmek, şirketin onlara karşı sorumluluğunun bir parçasıdır. Tüm rezervasyonlar tek panelde durduğu ve her onay e-postası yöneticiye de gittiği için, kimin hangi otelde kaldığını ya da dönüş uçuşunun ne zaman olduğunu bulmak birkaç saniye sürer. Ayrılan bir çalışanın erişimi de panelden tek adımda kapatılır.
Çalışanlar için ne değişir?
Kurumsal seyahat düzeni yalnızca yöneticiye değil, seyahat eden çalışana da kolaylık sağlar. Çalışan kendi kartından ödeme yapmaz, geri ödeme beklemez ve masraf formuyla uğraşmaz. Rezervasyonu her zamanki arama ekranından yapar, şirketine özel fiyatları doğrudan görür ve rezervasyon onayını kendi e-postasına alır. Panelde yalnızca kendi rezervasyonları görünür; böylece geçmiş seyahatlerine ve yaklaşan rezervasyonlarına tek yerden ulaşır.
Sonuç
Kurumsal seyahat yönetimi yalnızca büyük şirketlerin işi değildir. Tek hesap, şirket kartıyla merkezi ödeme, isteğe bağlı yönetici onayı ve düzenli raporlar, küçük bir ekibin seyahatlerini bile çok daha düzenli hale getirir. LONDONOS kurumsal portalı bunları Türkiye ve İngiltere seyahatleri için tek panelde sunar. Başlamak için kurumsal hesap başvurusu yapabilirsiniz.