Büyüyen bir acenta bir noktada tek ofisin sınırlarına ulaşır. Başka bir şehirde satış yapan bir iş ortağı, bir şube ya da sizin ürünlerinizi kendi müşterisine satan küçük bir acenta, yani alt acenta, bu büyümenin doğal yoludur. Ama alt acentalarla çalışmak kendi sorularını getirir: Kim neyi sattı? Kazanç nasıl paylaşılacak? Hesaplaşma nasıl düzenli tutulacak? Bu yazıda alt acenta yönetiminin temel ilkelerini ve LONDONOS acenta portalında ana acentanın alt acentalarını nasıl yönettiğini anlatıyoruz.
Portalın genel yapısı için B2B otel rezervasyon sistemi rehberimize, özelliklerin tamamı için acenta portalı sayfamıza bakabilirsiniz.
Alt acenta nedir, neden çalışılır?
Alt acenta, bir ana acentanın ürünlerini ve anlaşmalarını kullanarak satış yapan iş ortağıdır. Ana acenta tedarikçiyle çalışır; alt acenta ise kendi müşterisine odaklanır. Bu modelin ana acentaya faydası, kendi ofisini büyütmeden satış ağını genişletmesidir. Alt acentanın faydası ise tedarikçiyle tek tek anlaşma yapmadan geniş bir ürün yelpazesine ulaşmasıdır.
İyi bir alt acenta yapısının dört ilkesi
- Açık sorumluluk: Tedarikçiye karşı sorumlu taraf ana acentadır; alt acentayla ilişki ana acentanın kendi düzenidir.
- Görünürlük: Ana acenta, alt acentalarının her satışını görebilmelidir.
- Tutarlı fiyat: Alt acentalar aynı ürünü farklı koşullarla satmamalıdır; ortak bir oran düzeni karışıklığı önler.
- Düzenli hesaplaşma: Kazancın kime ait olduğu her satışta kayıtlı olmalıdır.
LONDONOS portalında alt acentalar nasıl çalışır?
LONDONOS acenta portalında ana acenta, alt acentalarını kendi panelinden ekler ve e-postayla davet eder. Eklenen alt acenta hemen giriş yapabilir; ayrı bir onay beklemesi gerekmez. Portalın işleyişi şöyledir:
- Fiyatlar: Alt acenta, ana acentanın ürün bazındaki oranlarıyla satış yapar. Böylece ağın tamamında aynı fiyat düzeni geçerlidir.
- Acenta komisyonu: Alt acentanın satışlarından doğan acenta komisyonu ana acentanın cüzdanına yazılır ve hangi alt acentadan geldiği kayıtta belirtilir.
- Hesaplaşma: LONDONOS yalnızca ana acentayla çalışır ve cüzdanı ana acentaya öder. Ana acenta alt acentalarıyla kendi anlaştığı şekilde hesaplaşır.
- Kontrol: Ana acenta bir alt acentayı panelden engelleyebilir ya da kaldırabilir.
Satışları izlemek
Ana acentanın panelinde rezervasyonlar listesi hem kendi satışlarını hem de alt acentalarının satışlarını gösterir; listeyi alt acentaya göre filtreleyebilirsiniz. Cüzdan geçmişinde her acenta komisyonu kaydının yanında hangi alt acentaya ait olduğu yazar. Bu iki liste Excel ya da CSV olarak indirilebilir; ay sonunda her alt acentanın satış ve kazanç dökümünü birkaç dakikada çıkarabilirsiniz.
Kazanç paylaşımını nasıl kurmalı?
Portal, ana acentanın cüzdanını ödemekle sorumluluğunu bitirir; alt acentayla paylaşım tamamen sizin kararınızdır. Yaygın yaklaşımlar şunlardır:
- Yüzde paylaşım: Alt acentanın satışından doğan acenta komisyonunun belirli bir yüzdesi alt acentaya aktarılır.
- Net fiyat modeli: Alt acenta net fiyattan satış yapar ve kendi kâr payını müşteriye ekler; ana acentaya bu satışlardan bir pay kalmayabilir. Bu durumda ana acenta ile alt acenta arasında ayrı bir anlaşma gerekir.
- Sabit ücret: Bazı ağlarda alt acenta, ürün erişimi için ana acentaya düzenli bir ücret öder.
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, kuralı yazılı hale getirin ve alt acentayla paylaşın. Belirsiz kalan paylaşım kuralları, iyi giden bir ortaklığı en kolay bozan şeydir.
Hesaplaşmayı düzenli tutmak için öneriler
- Haftalık döngüye uyun: LONDONOS cüzdan bakiyesini haftalık öder. Alt acentalarınızla hesaplaşmayı aynı döngüye bağlamak takibi kolaylaştırır.
- Para birimlerini ayrı tutun: Cüzdan her para birimini ayrı izler ve öder. Alt acentalarla hesaplaşırken de sterlin ve Türk lirası kazançlarını ayrı dökümlerle paylaşın.
- İptalleri hesaba katın: İptal edilen rezervasyonun acenta komisyonu geri alınır; ödemeden sonra yapılan iadeler bir sonraki ödemeden düşülür. Alt acentaya aktardığınız payı bu hareketlere göre güncelleyin.
- Dökümü paylaşın: Panelden indirdiğiniz alt acentaya göre filtrelenmiş liste, hesaplaşmanın en açık belgesidir.
Alt acentanın müşteri karşısındaki deneyimi
Alt acenta da ana acenta gibi portalın tüm müşteri dostu özelliklerini kullanır. Kendi kâr payını yüzde olarak girip fiyatları müşterisine bu payla gösterebilir, göz simgesiyle maliyetini gizleyebilir ve müşterisine maliyet göstermeyen bir voucher verebilir. Böylece ağınızdaki her ofis aynı profesyonel deneyimi sunar.
Hangi ürünler satılabilir?
Alt acentalar da ana acenta gibi tüm ürünlere erişir: oteller, uçak biletleri, turlar, havalimanı transferleri ve paketler. Odak Türkiye ve İngiltere’dir; Antalya, İstanbul ve Londra gibi en çok talep gören yerler aynı panelde yer alır.
Yeni bir alt acentayı işe başlatırken
İlk gün kısa bir kontrol listesi, sonraki haftalarda pek çok soruyu önler:
- Paylaşım kuralını yazın: Acenta komisyonunun ne kadarının alt acentaya aktarılacağını ve hangi günlerde ödeneceğini yazılı hale getirin.
- Ödeme modelini anlatın: Ödeme adımında net fiyat ile acenta komisyonu arasındaki seçimin ne anlama geldiğini ve sizin tercihinizi açıklayın.
- Ekranı gösterin: Kâr payının nasıl girildiğini ve göz simgesiyle maliyetin nasıl gizlendiğini birlikte deneyin.
- Voucher’ı tanıtın: Müşteriye fiyatlı ya da fiyatsız voucher verilebildiğini, maliyetin hiçbir zaman görünmediğini gösterin.
- Hesaplaşma gününü belirleyin: Haftalık ödeme döngüsüne uyan sabit bir gün seçin.
Sık yapılan hatalar
- Sözlü anlaşmalar: Yazılı olmayan paylaşım kuralları, ilk iptal ya da iadede anlaşmazlığa dönüşür.
- Para birimlerini karıştırmak: Sterlin ve Türk lirası kazançlarını tek bir toplamda göstermek hesaplaşmayı bulanıklaştırır.
- Pasif alt acentaları bırakmak: Artık çalışmadığınız bir alt acentanın erişimini panelden kapatmayı unutmayın.
Alt acenta mı, şube mi?
Portalda alt acenta, ana acentaya bağlı ayrı bir hesap olarak çalışır. Bu yapı yalnızca bağımsız iş ortakları için değil, kendi şubeleriniz için de kullanılabilir. Her şubeyi ayrı bir alt acenta olarak eklediğinizde hangi şubenin ne sattığını raporlarda ayrı ayrı görür, şube performansını kolayca karşılaştırırsınız.
Sonuç
Alt acenta yönetimi, iyi kurulduğunda acentanın büyümesinin en verimli yoludur: daha fazla satış noktası, tek bir tedarikçi ilişkisi ve kayıtlı bir kazanç paylaşımı. LONDONOS acenta portalı alt acentaları panelden eklemenize, satışlarını izlemenize ve acenta komisyonunun kaynağını görmenize olanak tanır; hesaplaşmayı ise sizin kurallarınıza bırakır. Ağınızı kurmaya başlamak için acenta başvurusu yapabilirsiniz.